Việc vận hành công ty TNHH một thành viên đòi hỏi phải cân bằng giữa mục tiêu kinh doanh và tính tuân thủ pháp luật. Ở loại hình doanh nghiệp này, ranh giới giữa tài sản cá nhân của chủ sở hữu và tài sản công ty rất dễ bị nhầm lẫn, dẫn đến các rủi ro pháp lý.
Năm 2026 là một năm bản lề với nhiều thay đổi lớn về luật pháp tại Việt Nam, đặc biệt là thuế và bảo hiểm. Dưới đây là bức tranh toàn cảnh về các quy định pháp lý trọng tâm mà chủ doanh nghiệp cần nắm chắc để quản trị công ty an toàn và hiệu quả:
I. Những thay đổi pháp lý lớn áp dụng trong năm 2026
Năm 2026 chứng kiến sự hiệu lực của nhiều bộ luật sửa đổi ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và vận hành của doanh nghiệp.
1. Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) sửa đổi (Hiệu lực 01/01/2026)
Đây là tin vui lớn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vì mức thuế TNDN đã được linh hoạt hóa theo quy mô doanh thu thay vì cào bằng 20% như trước đây.
| Quy mô tổng doanh thu năm | Thuế suất TNDN áp dụng |
|---|---|
| Dưới 3 tỷ đồng | 15% |
| Từ 3 tỷ đến dưới 50 tỷ đồng | 17% |
| Từ 50 tỷ đồng trở lên | 20% |
*Ngoài ra, luật mới cũng cho phép tính các chi phí chuyển đổi số, đào tạo nhân sự, và R&D vào chi phí hợp lý được trừ.*
2. Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Áp dụng trọn vẹn trong 2026)
Luật này đã có hiệu lực từ 01/07/2025, mang đến những thay đổi cực kỳ khắt khe mà Giám đốc cần chú ý để tránh bị phạt:
- Bắt buộc đóng BHXH cho người quản lý không nhận lương: Dù bạn (hoặc Chủ sở hữu) làm Giám đốc/Người quản lý mà không nhận lương, bạn vẫn thuộc đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc.
- Xử lý nghiêm hành vi trốn/chậm đóng: Luật phân định rõ "chậm đóng" và "trốn đóng" (như khai báo thiếu lao động, khai thấp tiền lương). Mức phạt là 0,03%/ngày và có thể bị xử lý hình sự nếu cố tình trốn đóng.
- Mức tham chiếu mới: Khái niệm "mức lương cơ sở" đã bị bãi bỏ và thay thế bằng "mức tham chiếu" để làm căn cứ tính mức đóng và hưởng BHXH tối đa.
3. Luật Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) sửa đổi
Luật này có hiệu lực chính thức từ giữa năm 2025 và một số điều khoản bắt đầu từ 01/01/2026. Bạn cần lưu ý làm việc với kế toán để rà soát xem hàng hóa/dịch vụ của công ty mình có bị thay đổi mức thuế suất không (ví dụ: mặt hàng phân bón đã chuyển sang chịu thuế 5% thay vì không chịu thuế), cũng như các quy định siết chặt về hoàn thuế đầu vào.
II. Các quy định cốt lõi của loại hình Công ty TNHH 1 Thành viên
Bên cạnh các luật mới, công ty TNHH một thành viên phải tuân thủ nghiêm ngặt Luật Doanh nghiệp 2020:
- Tách bạch tài sản: Đây là nguyên tắc sống còn. Bạn tuyệt đối không được sử dụng tài khoản ngân hàng của công ty để chi trả cho các mục đích cá nhân của chủ sở hữu, hoặc ngược lại. Mọi dòng tiền ra vào phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Vốn điều lệ: Nếu công ty mới thành lập, chủ sở hữu phải góp đủ và đúng loại tài sản đã cam kết trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Rút lợi nhuận: Chủ sở hữu chỉ được rút lợi nhuận khỏi công ty khi công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, các nghĩa vụ tài chính khác và đảm bảo thanh toán đủ các khoản nợ sau khi rút lợi nhuận.
- Quyền hạn và Nghĩa vụ: Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày. Nếu có bất kỳ quyết định nào vượt thẩm quyền (như vay mượn số tiền lớn, bán tài sản giá trị cao vượt mức quy định trong Điều lệ), bạn phải có quyết định/nghị quyết bằng văn bản của Chủ sở hữu công ty.
III. Pháp luật Lao động và Kế toán
- Lao động: Bạn cần cập nhật Mức lương tối thiểu vùng mới nhất của năm 2026 để điều chỉnh lương và mức đóng bảo hiểm cho nhân viên. Đồng thời, theo lộ trình, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia dự kiến sẽ vận hành chậm nhất vào tháng 7/2026, nên công ty bạn có thể xem xét chuyển đổi số trong nhân sự.
- Kế toán & Hóa đơn: Đảm bảo xuất hóa đơn điện tử đầy đủ, đúng thời điểm (đặc biệt là lĩnh vực bán lẻ dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng). Việc xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ bị phạt vi phạm hành chính rất nặng.
Đối với quy định "bắt buộc đóng BHXH cho người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương", bạn cần đặc biệt lưu ý vì quy định này đã chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 (theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024).
Do chúng ta đang ở thời điểm năm 2026, nghĩa vụ này không còn là "dự kiến" mà đã đi vào thực thi bắt buộc. Dưới đây là các mốc thời gian và chu kỳ áp dụng cụ thể bạn cần rà soát lại ngay:
1. Mốc thời gian phát sinh nghĩa vụ (Đã qua)
- Từ ngày 01/07/2025: Đây là mốc kích hoạt luật. Từ thời điểm này, mọi Giám đốc/Người quản lý Công ty TNHH 1 thành viên (dù là chủ sở hữu) không nhận lương đều bắt buộc phải tham gia BHXH.
- Tháng 07/2025 (Hạn chót đăng ký ban đầu): Đáng lẽ chậm nhất trong tháng 7/2025, doanh nghiệp đã phải hoàn tất việc lập hồ sơ "báo tăng" lao động với cơ quan BHXH cho vị trí quản lý không nhận lương. Tháng bắt đầu đóng ghi trên hệ thống phải là tháng 07/2025.
(Lưu ý quan trọng: Bạn cần làm hồ sơ báo tăng. Cơ quan BHXH sẽ tiến hành truy thu tính từ tháng 07/2025 đến nay, cộng thêm khoản tiền lãi chậm nộp định kỳ).
2. Các mốc thời gian đóng tiền (Đang áp dụng trong 2026)
Luật cho phép người quản lý không nhận lương được linh hoạt chọn chu kỳ đóng tiền, nhưng phải tuân thủ nghiêm ngặt mốc thời gian hạn chót của từng chu kỳ để không bị phạt:
- Nếu chọn đóng Hằng tháng: Hạn chót nộp tiền là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. (Ví dụ: Tiền BHXH của kỳ tháng 3/2026 phải nộp chậm nhất vào ngày 30/04/2026).
- Nếu chọn đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần: Hạn chót nộp tiền là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên liền kề sau chu kỳ đóng.
3. Thông tin thêm về mức đóng để bạn dự trù dòng tiền:
Vì bạn không nhận lương, bạn được quyền tự lựa chọn mức thu nhập làm căn cứ đóng BHXH (nhưng không được thấp hơn "Mức tham chiếu" theo quy định của Nhà nước - hiện tương đương mức lương cơ sở cũ là 2.340.000 VNĐ).
- Tỷ lệ đóng: Tổng tỷ lệ là 29,5% trên mức lương bạn tự chọn.
- Nguồn tiền: Khoản tiền này do chính người quản lý tự chi trả, không lấy từ chi phí của công ty (nếu dùng tiền công ty nộp hộ, kế toán phải hạch toán loại trừ khoản này khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN).